Bên cạnh việc gửi email, cấu hình Incoming Mail Servers trong Odoo rất quan trọng nếu bạn muốn hệ thống tự động nhận email từ khách hàng, đối tác, hoặc quản lý các phản hồi trực tiếp trong hệ thống (như phản hồi đơn hàng, yêu cầu hỗ trợ, v.v.).
1. Tại sao cần cấu hình Incoming Mail Servers?
Incoming Mail Servers giúp Odoo nhận email từ hộp thư của bạn. Điều này cần thiết cho các tính năng như:
- Tự động tạo Tickets trong module Helpdesk từ email của khách hàng.
- Tự động ghi nhận email trao đổi vào các module như CRM, Sales, hoặc Purchase.
- Theo dõi và xử lý email phản hồi trong các chiến dịch marketing.
2. Chuẩn bị trước khi cấu hình
Trước khi cấu hình, bạn cần:
- Địa chỉ máy chủ IMAP hoặc POP3 (ví dụ: imap.gmail.com, imap.outlook.com).
- Cổng IMAP hoặc POP3 (thường là 993 cho IMAP và 995 cho POP3).
- Tên đăng nhập và mật khẩu tài khoản email.
- Bật tính năng quyền truy cập ứng dụng bên thứ ba trên email của bạn (nếu dùng Gmail hoặc Outlook).
3. Các bước cấu hình Incoming Mail Servers
Bước 1: Truy cập vào mục cấu hình Incoming Mail Servers
- Đăng nhập vào Odoo.
- Vào Settings > Technical > Email > Incoming Mail Servers.
Bước 2: Tạo một Incoming Mail Server mới
- Nhấp vào nút Create (Tạo mới).
- Điền các thông tin sau:
- Name: Đặt tên nhận diện cho server, ví dụ: "Gmail Server".
- Server Type: Chọn giao thức, thường là IMAP (nên dùng IMAP để đồng bộ email).
- Server Name: Địa chỉ máy chủ IMAP hoặc POP3 (ví dụ: imap.gmail.com).
- Port:
- IMAP: 993 (SSL).
- POP3: 995 (SSL).
- SSL/TLS: Bật lên nếu máy chủ yêu cầu kết nối bảo mật.
- Username: Nhập địa chỉ email của bạn (ví dụ: yourname@gmail.com).
- Password: Nhập mật khẩu email.
Bước 3: Kiểm tra kết nối
- Nhấn Test Connection để kiểm tra cài đặt.
- Nếu thông báo "Connection successful" xuất hiện, nghĩa là cấu hình đã chính xác.
- Nếu không thành công, kiểm tra lại thông tin hoặc kiểm tra quyền truy cập ứng dụng bên thứ ba.
Bước 4: Lưu cấu hình
- Nhấp vào Save để lưu lại cấu hình.
4. Cài đặt nâng cao cho Incoming Mail Servers
Sau khi cấu hình, bạn có thể định nghĩa cách xử lý email nhận được:
- Action to Perform on Incoming Emails (Hành động khi nhận email):
- Create a New Record: Tự động tạo ticket, lead, hoặc các bản ghi mới từ email.
- Attach to an Existing Record: Gắn email vào các bản ghi có sẵn trong hệ thống.
- Fetchmail Server Behavior:
- Leave Message on Server: Giữ lại email trên máy chủ sau khi tải về.
- Delete Message from Server: Xóa email trên máy chủ sau khi tải về.
5. Một số lỗi thường gặp và cách khắc phục
- Lỗi Authentication Error:
- Đảm bảo tên đăng nhập và mật khẩu chính xác.
- Bật tính năng Less Secure App Access (với Gmail) hoặc tạo App Password.
- Lỗi Connection Timeout:
- Kiểm tra địa chỉ và cổng IMAP/POP3.
- Đảm bảo máy chủ email hoạt động bình thường.
- Email không tự động được xử lý:
- Kiểm tra cron job liên quan đến fetchmail trong Settings > Technical > Scheduled Actions.
- Đảm bảo cron job đang hoạt động.
6. Kiểm tra hoạt động của Incoming Mail Servers
- Gửi email đến địa chỉ email mà bạn vừa cấu hình.
- Truy cập module Helpdesk, CRM, hoặc nơi bạn mong muốn email sẽ được xử lý.
- Kiểm tra xem email đã được nhận và xử lý chưa.
7. Lưu ý khi cấu hình
- Nên sử dụng giao thức IMAP thay vì POP3 để đồng bộ email tốt hơn.
- Hạn chế sử dụng email cá nhân; thay vào đó, dùng email theo tên miền doanh nghiệp.
- Kiểm tra định kỳ nhật ký email trong Settings > Technical > Email > Logs để phát hiện lỗi.
Với các bước trên, bạn đã hoàn tất cấu hình Incoming Mail Servers trong Odoo 18. Nếu bạn gặp khó khăn hoặc muốn nâng cao hiệu suất email trong Odoo, đừng ngần ngại để lại bình luận để được hỗ trợ!
0909099580